Llevar los gastos del negocio no es solo cuestión de orden: te permite saber cuánto ganas realmente y qué parte de tus gastos puedes justificar ante un contador. Si vas a usar o crear una plantilla, esto es lo que conviene que tenga.
Los siete elementos
Fecha, descripción e importe
Lo básico: cuándo ocurrió, qué fue y cuánto. Sin esto no hay forma de reconstruir un mes.
Moneda y tipo de cambio
Si pagas herramientas en dólares y vives en otro país, registra la moneda original y conviértela a tu moneda base con un criterio constante.
Pocas categorías, siempre las mismas
Entre cinco y diez bastan: software y herramientas, publicidad, formación, equipo, comisiones, servicios profesionales, oficina y otros. Demasiadas y dejas de usarlas.
Marca de deducible (según tu país)
Una columna “¿deducible?” separa lo que quizá puedas descontar. Qué es deducible cambia por país y régimen: la plantilla organiza, la decisión final es de tu contador.
Referencia al comprobante
Anota el número de factura o recibo, o dónde guardaste el archivo. Cuando te lo pidan no querrás buscarlo durante una hora.
Totales por mes y por categoría
Un resumen automático muestra en qué gastas más y cómo evolucionan tus gastos. Si cada mes sumas a mano, acabarás dejándolo.
Comparación con tus ingresos
Los gastos solos dicen poco. Lo útil es verlos junto a lo cobrado: el resultado del mes y el margen.
Cómo se ve una buena hoja
| Fecha | Categoría | Descripción | Moneda | Importe | ¿Deducible? | Comprobante |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 10/10 | Software y herramientas | Suscripción de diseño | USD | 25.00 | Sí | FAC-0231 |
| 28/10 | Publicidad | Anuncio de prueba | USD | 40.00 | Sí | REC-0042 |
Registra cada gasto el mismo día. Reconstruir un mes de memoria es la causa número uno de huecos en las cuentas.
Lista rápida
- Fecha, descripción, importe
- Moneda y tipo de cambio
- Categorías fijas y pocas
- Columna de deducible
- Referencia al comprobante
- Totales mensuales automáticos
- Comparación con ingresos cobrados
Este artículo es informativo y no sustituye la asesoría fiscal, legal o contable de un profesional. Los números de los ejemplos son ilustrativos.